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ここでは本システムの分類機能について説明します。 この機能は、商品分類・顧客分類等に採用しています。
従来型の販売管理システム等では、例えば商品の分類管理法として以下のようなものが一般的です。
(1)商品コードに意味を持たせて管理する。
例えば、10000番台の商品コードは「家具」、20000番台の商品コードは「電化製品」といった具合で、 さらに11000番台はベッド、12000番台は机というように細分化されます。
(2)商品コードとは別に、それぞれの商品ごとに大分類・中分類・小分類を設定していく。
例えば、Ｘ商品は大分類「家具」、中分類「収納家具」、小分類「書棚」といった具合です。
この方式には問題が多々あります。
これらの方式のそもそもの問題点は、「あらかじめ分類は決まっているはずだ」という思い込みです。 そして、「一度決めたら変える必要はない」というシステム作成者側の都合でもあります。 もちろんこれは、パソコンの処理能力が低い時代にはいたし方なかったことではあります。
しかしながら、商品種類の増減や、新しい概念の商品の出現、お店側の規模や都合によって分類の仕方は変わるはずです。 その過程で「どのように分類すべきか」を試行錯誤できるべきです。
本システムの強力な分類機能はこのようなユーザニーズに応えるものです。 もはや商品コードや分類コードを意識する必要はありません。 それらは、処理能力の低いコンピュータに合わせるためのものでした。 人間にとってより自然な考え方を本システムでは提案します。
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原理としては単純です。商品分類を例にとりますと、 商品をファイル、分類構造をフォルダとみたてて、Windowsのエクスプローラのように 自由にフォルダやファイルを構成するということです。
業務を遂行していくうちに、日々新しいファイル（商品）が現われます。 それまでは一つのフォルダ（家具）に入れておいたものを分割して机やベッドなどに再配分します。 あるいは、家電フォルダに入れておいた電卓ファイルは、新たに事務用品フォルダを作成してそこに移すべきかもしれません。
このように自由にフォルダを作成し、フォルダの上下関係を簡単に変更し、 そこにファイルを自在に格納していくというエクスプローラのやり方を本システムでは実現しています。
しかしながら、本システムの分類機能はエクスプローラよりも進化している部分があります。 エクスプローラでは一つのフォルダ構造しか扱えませんが、本システムではそうではありません。
例えば、Aプロジェクトに関するExcelファイルとWordファイルはAというフォルダに格納するとします。 このとき、Xさんの担当するファイルのフォルダを作成して、 そこにAプロジェクトに関するXさん担当のファイルを格納することはできません （「ショートカット」の利用は考慮しないことにします）。 コピーしてしまうという方法もありますが、 同じファイルの別のバージョンができてしまい逆に管理が大変になります。
このように、特定の分類「プロジェクト別分類」を作成してしまうと 「担当者別分類」を作成することができなくなります。
本システムでは、任意の数の分類を作成することができ、一つの商品をどの分類から見ても 同じものが参照できます。例えば、商品について以下のような分類を作成することができます。
例えば、「電気ストーブ」という商品について考えますと、 基本分類では冷蔵庫と同様の「電化製品」のような分類に含まれると考えられます。 しかし季節別分類では、冬用布団などと同様の「冬物」に含まれます。 店舗配置別では、布団や他の電化製品とは別の棚に配置されるかもしれません。
もちろん、上の三つから参照できる「電気ストーブ」という商品は「コピー」ではありません。 同じ一つの「実体」を指していますから、ある分類で商品編集を行ったら、 別の分類でも同じ編集をしなければならないということはありません。
いくら商品を分類してあっても、商品がどこにあるのかわからなくなってしまうことはありえます。 本システムでは、名前の一部から即座に目的のものを探し出すことができます （詳細は検索を参照してください）。 さらに、見つかったものがその時に閲覧している分類の中のどの位置に存在するのかを示すことができます。
分類にはユニーク分類と重複可能分類があります。
例えば、商品用の分類であれば、その分類中にはシステム内で取り扱われているすべての商品が一度だけ現われます。 これによって「すべての商品がいずれかの項目に割り当てられており、かつ項目が重複していない」ことを保証します。 新規商品が作成された場合には、分類のルート項目に割り当てられます。
※ルート項目とは、すべての項目（フォルダ）の基点となる項目、あるいは木構造の根です。 Windowsのエクスプローラで言えば、「デスクトップ」にあたります。
ユニーク分類は「すべての商品についてそれぞれを一度だけ数える」ような用途に必要です。 例えば、在庫金額を集計する場面を考えてみますと、このときはすべての商品の在庫金額を加算しなければならず、 なおかつ一つの商品について重複して加算してはなりません。
ユニーク分類では、項目を削除するとその項目以下に割り当てられている商品はルート項目に 移動します。
ユニーク分類と異なり、重複分類は以下を許します。
重複可能分類の用途としては、 デポのロケを分類にて扱う場合です。 一つの商品は複数のロケに存在する可能性があります。 例えば、「おつまみA」は菓子コーナーとお酒コーナーにあるかもしれません。 これを表現するために「ロケ分類」は重複可能分類でなくてはいけません。
また、店舗にはすべての商品を陳列する必要はありません。 特に顧客から注文があった場合にのみ発注を行うような商品は陳列ロケを管理する必要はありません。 すべての商品を店舗ロケ分類の項目に割り当てる必要はないのです。
ユニーク分類と異なり、重複可能分類では項目を削除するとその項目以下の商品はすべて割り当てが解除されます。
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