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仕入先への支払いに備えて、仕入先から受け取った請求書をデータ化します。 手入力する必要はありません。 請求書記載の内容は、ある期日までの複数の仕入データの合計金額となるはずなので、 期日を指定して集計することにより、請求書金額と一致するはずです。 逆に、こちら側の仕入データによって、請求書内容が正しいかどうかをチェックすることができます。
このようにして作成された請求書データは、履歴として残りますのでいつでも参照が可能です。 作成された請求書データは自動的に支払い処理にまわされ、後々支払い済みとなります。 請求書データの履歴は支払い済みか未払いかの区別をして表示することができます。
閲覧のための操作は以下のとおりです。
画面上部にすべての仕入先が50音順で一覧されます。いずれかの仕入先を選択すると、 画面下部にその（仕入先からの）作成済みの請求書データが表示されます。
もし、いずれの仕入先も選択されていない場合（左上の「仕入先指定なし」がチェックされている場合）には、 すべての仕入先についての請求書データが表示されます。
ただし、画面左下の「表示選択」が「未払いのみ」のときには未払いの請求書データのみ、 「すべて」のときには、未払いも含めてすべての請求書データが表示されます。
いま、特定の仕入先についての請求書データを作成したいとします。 このときには、計上日がいつまでの仕入データを対象とするかを決定しなくてはなりません。
本システムは、デフォルトで先月の末日を最終計上日（締日）とし、今月の末日を支払予定日とします。 これでよろしければ、仕入先についての特別な設定は必要ありません。
そうでない仕入先の場合には、仕入先編集にて 締日・支払日の指定を行ってください。
例えば、「５日締めの２０日払いと、２０日締めの５日払い」という月二回の支払いを行わなければならない仕入先の場合、 本日が１７日であれば、締日は今月の５日、支払予定日は今月の２０日と設定されます。
これらのデフォルトや設定値とは一時的に異なる値を指定したい場合には、仕入先一覧の表中の 「締日」「支払日」をクリックして設定することもできます。
この機能は通常は必要ありません。
通常は現在の日付（パソコンハードウェアの日付）をもとにして、各仕入先の締日・支払日が 設定されますが、ときには以前の日付を指定したいときがあります。
例えば、現在が４月１０日だとします。この状態では（デフォルトの）各仕入先の締日は３月３１日、 支払日は４月３０日となります。 しかし、先月分の処理をし忘れていた場合などは、各仕入先の締日をいちいち２月末日に変更しなければなりません。
このような場合には、「※本日」ボタンをクリックして適当な日付を指定します。 例えば、３月１０日と指定しますと、あたかも現在が３月１０日であるかのように 各仕入先の締日と支払日が設定されます。
あらかじめ請求書データを作成したい仕入先が決まっている場合には、その仕入先を選択して 「新規請求書」ボタンをクリックします。 すると、その仕入先だけについて買掛の調査が行われ、請求書作成画面が表示されます。 新規請求書作成を参照してください。
すべての仕入先について、どの程度の買掛が存在するかを一度に調査するには「全チェック」 ボタンをクリックします。 この処理は一般に非常に遅いですが、自社側で買掛の処理を忘れていたり、 （よもやそんなことはないでしょうけれども）仕入先側の請求し忘れをチェックすることができます。
買掛調査を行うと、それまで「未調査」となっていた「商品行」「値引行」のそれぞれの列について、 何行分が存在するかが示されます。
※「新規請求書」作成処理は、あらかじめチェックされていてもされていなくとも同じ動作です。 事前のチェックは、あくまでも「請求書データ未作成の買掛がどの程度あるか」を調べるためのものです。
仕入先を指定して「新規請求書」ボタンをクリックすると、事前の買掛調査の有無に関わらず、 再度その仕入先の指定された締日に従って買掛調査を行い、以下のような画面を表示します。
買掛調査によって、指定した締日までが計上日となっている仕入データを請求候補（請求されるであろう金額分）として 集計しますので、通常はその合計金額と仕入先からの請求書に記載されている金額は一致するはずです。 このようなときは、左下のボタン「すべてを選択」すれば、税別総合計・税額・税込総合計を自動計算しますので、 あとは（仕入先の）請求書番号を入力してＯＫボタンを押せば請求書データが作成されます。
一致しない場合もあります。仕入先との約束で、例えば先月の特定の仕入分について、今月ではなく 来月あるいはさ来月に請求されるなどのケースもあります。 このような場合には、その分を集計値から除去しなければなりません。
画面左上側には、請求候補の仕入伝票が「一伝票一行」として表示されます。 この表示順序は「納品番号」「納品日」「計上日」を選択してソートできます。 いずれかの行（納品伝票）を選択すると、右側の商品一覧の該当部分が連動して選択状態になります。 この機能により、「納品番号」「納品日」「計上日」からどんな商品を仕入れたのかをすぐに判断することができます。
右側画面では、個々の商品行を今回の請求書に含めるかどうかを指定します。 行を選択して「選択マーク設定」により請求に含め、「選択マーク解除」により選択からはずします。 これにより、最初に指定した計上日までのすべての仕入伝票ではなく、一部の伝票の一部の商品行を 請求からはずすことができます。
もちろん、左上側の仕入伝票行を選択すればそれに対応するすべての商品行が選択されるので、 仕入伝票ごとに選択したり解除したりすることも簡単です。
値引入力を行った仕入伝票（値引き伝票を含む）については、左下の「仕入値引」に表示されます。 この額を請求に含める（請求額から差し引く）には、それぞれの「適用」列をクリックして個別に○印をつけるか、 「全適用」ボタンですべてを適用します。
OKボタンをクリックすれば、請求書データが作成され、買掛一覧画面に戻ります。 作成された請求書は支払予定画面にも自動で表示されることになります。
買掛一覧画面下側の請求書一覧では、選択した請求書データの表示や削除を行うことができます。 ただし、削除できるのは未払いの請求書データのみです。
また、表示中の請求書データの合計金額が右下に表示されます。
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