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商品スタッフIIが使用するフォルダ領域は以下の通りです。
レジストリは使用していません。 また、現在のところ（スタンドアロン版では）ネットワーク接続も一切行っておらず、 自動更新機能もありません。
ここでは商品スタッフIIスタンドアロン版アプリケーションを構成するファイルについて 説明します。
インストールの項で説明したように、 商品スタッフIIリリースを展開すると、以下のファイル群が出現します。
トップ -+- alone.jar ... 商品スタッフII スタンドアロン版プログラムファイル +- readme.txt ... 説明ファイル +- lib ... 実行に必要なライブラリを格納するフォルダ （複数のjarファイルがあります）
商品スタッフIIを初めて起動すると、これに加えて「gsdb.fdb」というファイルが 作成されます（「データベースファイルを作成しますか」に対して「はい」）。 また起動時設定もセーブされます。つまり、
トップ -+- alone.jar +- readme.txt +- gsdb.fdb ... データベースファイル +- alone.config ... 起動時設定 +- lib
となります。gsdb.fdbファイルはFirebirdのデータベースファイルです。 Firebirdでは、基本的に１データベース・１ファイルとなっています。 商品スタッフIIのデータベースを構成するファイルはこのファイルだけです。
したがって、「データをバックアップしたい」という場合には、このファイルをバックアップするだけでＯＫです。 ただし、以下の点に注意してください。
商品スタッフII稼動中に単純なコピー操作を行うと、コピー先のファイルはおそらく壊れた状態になります。
元のファイルは大丈夫かと思いますが、正常なバックアップはできません。 一般にデータベースシステムは、その稼動中に単純なコピーでバックアップがとれるものではありません。
Version 1.23より簡単にバックアップ・リストアができるようになりました。
商品スタッフII稼動中のメイン画面の 「システム」タブにて、「バックアップ」ボタンをクリックします。 保存するバックアップファイルの名称を入力すればただちにバックアップを行います。
バックアップファイルの拡張子は「fbk」となります。 これにたいして稼動中のデータベースの拡張子は「fdb」であることに注意してください。
リストアの方法には二通りあります。
前者の方法については、リストア＆スクランブル画面を 参照してください。
商品スタッフIIスタンドアロン版では、起動時にgsdb.fdbが存在しない場合には、 gsdb.fbkがあればそれをリストアしてgsdb.fdbを作成します （gsdb.fbkも存在しない場合は新規作成になります）。
商品スタッフIIには、現在プログラムの自動更新機能がありません。 バージョンアップの際には、再度商品スタッフIIのインストール から行っていただく必要があります（Firebird, JREの再インストールは不要）。
この際、それまで使用していたデータを新しいバージョンに移行させるには、単純に 「gsdb.fdb」ファイルを、旧バージョンのフォルダから新バージョンのフォルダに移動させます。 このとき、商品スタッフIIが稼動中であってはなりません。
あるいは、いったん旧バージョンのデータベースファイルをバックアップし、 そのバックアップファイルをgsdb.fbkという名前で新バージョンのフォルダに置いておけば、 起動時に自動的にリストアされデータベースファイル(gsdb.fdb)が作成されます。
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